Faktura elektroniczna

Ustawy o zmianie VAT zostały skierowane do podpisu przez Prezydenta RP. Kontynuuję wątek zgodności programu mKsiegowa.pl z nowymi przepisami.

Zasady przechowywania faktur.
Nowa ustawa VAT mówi, że podatnicy muszą przechowywać wystawione lub otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie. Faktury muszą być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.
W programie mKsiegowa.pl można przechowywać zarówno faktury wystawione, jak i otrzymane w postaci elektronicznej. Można również drukować faktury. 
Wyszukiwanie wystawionych faktur elektronicznych odbywa się poprzez stosowanie następującej procedury: 

1. Zalogowanie do programu 
2. Przejście do modułu „Sprzedaż” 
3. Wywołanie pozycji menu „Transakcje Klienta, korekty” 
4. Wybranie kontrahenta według nazwy 
5. Określenie zakresu dat wyszukiwanej faktury; wskazane jest takie zawężenie zakresu dat, aby wynik wyszukiwania nie przekraczał kilkudziesięciu dokumentów 
6. Ustawienie typu wyszukiwanych dokumentów w pozycji „Faktury sprzedaży” 
7. Odnalezienie na stronie szukanej faktury 
8. W przypadku, gdy poszukiwana faktura nie pojawiła się na ekranie, można wielokrotnie zmieniać kryteria wyszukiwania i używać klawisza „Szukaj” 

Wyszukiwanie otrzymanych faktur elektronicznych odbywa się bardzo podobnie: 

1. Zalogowanie do programu 
2. Przejście do modułu „Zakupy” 
3. Wywołanie pozycji menu „Transakcje Dostawców, korekty” 
4. Wybranie kontrahenta według nazwy 
5. Określenie zakresu dat wyszukiwanej faktury; wskazane jest takie zawężenie zakresu dat, aby wynik wyszukiwania nie przekraczał kilkudziesięciu dokumentów 
6. Ustawienie typu wyszukiwanych dokumentów w pozycji „Faktury Dostawcy” 
7. Odnalezienie na stronie szukanej faktury 
8. W przypadku, gdy poszukiwana faktura nie pojawiła się na ekranie, można wielokrotnie zmieniać kryteria wyszukiwania i używać klawisza „Szukaj” 

Sposób przechowywania faktury elektronicznych
Dalej nowa ustawa precyzuje, że faktury muszą być przechowywane w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (Art. 106m, pkt 1).
Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (Art. 106m, pkt 2).
Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (Art. 106m, pkt 3).
W programie mKsiegowa.pl autentyczność pochodzenia wynika z następujących zabezpieczeń oprogramowania: 

• Indywidualny login i hasło użytkownik
• Oznaczenie każdej faktury indywidualnym identyfikatorem (nazwą) użytkownika, który przygotował lub wprowadził dokument 

Integralność treści faktur wynika z mechanizmu o nazwie „Zamykanie dziennika”, który blokuje wszelkie zmiany w fakturach wystawionych w danym okresie rozliczeniowym. 

Czytelność faktur zapewniona jest w programie poprzez formatowanie faktury do postaci zgodnej z przepisami ustawy VAT, każdorazowo przy jej podglądzie. 

Przechowywanie faktur na serwerach administrowanych przez mKsiegowa.pl odbywa się do czasu korzystania przez firmę z usługi wynajmu oprogramowania. W przypadku rezygnacji z usługi firma otrzyma nieodpłatnie wszystkie faktury w postaci elektronicznej - w formacie pdf. 

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. (Art. 106m, pkt 4).
W programie mKsiegowa.pl ścieżka audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usługi jest wspierana przez następujące mechanizmy:

• podczas wprowadzania faktur sprzedaży i zakupu następuje ścisłe przypisanie faktury do dokumentu dostawy lub potwierdzenia świadczenia usługi (w tym przypadku dokumentów odpowiednio o nazwie WZ i PZ);
• przypisanie faktury do dokumentu dostawy lub potwierdzenia świadczenia usługi jest całkowicie elastyczne: program pozwala wprowadzić wiele faktur do jednego dokumentu dostawy lub odwrotnie – jedną fakturę zbiorczą do kilku dokumentów dostawy;
• w podglądzie faktury z dowolnego miejsca programu jest natychmiastowy wgląd w odpowiednie dokumenty dostawy lub potwierdzenia usługi;
• dla uproszczenia pracy operatora, w programie można wystawić fakturę sprzedaży bez uprzedniego wprowadzania dokumentu dostawy lub potwierdzenia usługi; w takim przypadku program automatycznie generuje odpowiedni dokument WZ w programie, zapewniając ścieżkę audytu; podobnie jest w przypadku faktury zakupu i dokumentów dostawy lub potwierdzenia usługi o nazwie PZ. 

Udostępnianie faktur elektronicznych organom kontrolnym
Jeżeli faktury są przechowywane w formie elektronicznej, muszą być przechowywane w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp online do tych faktur.
W programie mKsiegowa.pl jest możliwe udostępnienie odpowiednim organom wglądu w faktury przechowywane elektronicznie. Stworzenie nowego użytkownika z odpowiednimi uprawnieniami dostępu do faktur jest w gestii administratora systemu. 

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
W programie mKsiegowa.pl bezzwłoczny pobór wszystkich faktur jest bardzo prosty. Wystarczy postąpić zgodnie z następującą procedurą:

1. Zalogować się do programu 
2. Przejść do modułu „Zakupy” 
3. Wywołać pozycję menu „Raporty Dostawców” oraz „Faktury zakupu” 
4. W polu „Do” wybrać ostatnią fakturę z listy 
5. Kliknąć „Drukuj Faktury Zakupu” 

W wyniku tego działania program umieści wszystkie faktury przechowywane w formie elektronicznej w jednym pliku w formacie pdf. Plik ten można udostępnić odpowiednim organom. Analogiczna procedura jest dostępna po stronie faktur sprzedaży.

Zapraszamy do współpracy
mKsiegowa.pl

Zmiany VAT

Śledząc postępy prac nad nowymi przepisami wiemy, że w przyszłym roku wejdą najprawdopodobniej w życie 2 ustawy:

1. tzw. ustawa o zmianach VAT, czyli "o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw" 
2. tzw. trzecia ustawa deregulacyjna "o redukcji niektórych obciążeń administracyjnych w gospodarce" 

Mamy jeszcze trochę czasu na przygotowanie się do nowych przepisów, ponieważ z ostatnich poprawek Senatu do ustawy wynika, że wejdą w życie dopiero 1 kwietnia 2013 roku. Na dodatek większość przepisów upraszczających wystawianie faktur wejdzie od 1 stycznia 2014. Tym niemniej staramy się kontynuować analizę nowych ustaw i ich wpływu na program księgowy mKsiegowa.pl.

W kolejnym wpisie zajmę się fakturami zbiorczymi, zaliczkowymi, korygującymi oraz niektórymi innymi przepisami.

Faktura zbiorcza 
Zgodnie z projektem rozporządzenia Ministra Finansów faktura może dokumentować kilka odrębnych dostaw towarów lub świadczenia usług dokonanych w trakcie miesiąca, jeżeli zostanie wystawiona nie później niż ostatniego dnia miesiąca, w którym wydano towar lub wykonano usługę.
Fakturę zbiorczą w programie mKsiegowa.pl wystawia się w opcji „Faktura VAT do WZ”. Na podstawie kilku dokumentów WZ można wystawić fakturę zbiorczą. Dokumenty WZ służą zarówno do udokumentowania wydania towarów, jak i potwierdzenia świadczenia usług. 

Dopiski na fakturach w przypadku niektórych dostaw i usług 
W przypadku świadczenia usług turystyki, dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków dla których podstawę opodatkowania stanowi kwota marży, faktura powinna zawierać wyrazy „procedura marży dla biur podróży”, „procedura marży – towary używane”, „procedura marży – dzieła sztuki” lub „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki” – art. 106e, pkt 2 oraz 3.
Program mKsiegowa.pl pozwala dodać powyższe wyrazy albo w „Ustawienia systemowe i księgi głównej” jako „Stała sentencja na fakturach”, albo bezpośrednio w opisie każdej faktury. 


Faktura wystawiana w imieniu podatnika lub przez osobę trzecią
Faktury można wystawiać w imieniu i na rzecz podatnika upoważniona przez niego osoba trzecia, w szczególności jego przedstawiciel podatkowy.
Może się to odbywać w programie mKsiegowa.pl poprzez stworzenie osobnego loginu dla przedstawiciela podatkowego z uprawnieniami pozwalającymi jedynie na wystawianie faktur. Użytkownika takiego może stworzyć administrator programu. Program rejestruje kto wystawił każdą fakturę. 

Faktury zaliczkowe
Zgodnie z Art. 106b. ust.1. pkt 4) ustawy podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży, dostawy towarów lub przed rozpoczęciem świadczenia usługi.
Program mKsiegowa.pl obsługuje w pełni taką sytuację i posiada zaawansowany mechanizm wystawiania faktur zaliczkowych. 
Z kolei Zgodnie z Art. 106f. ust.3. określa tryb wystawiania faktury końcowej. Wystawia się ją, jeżeli faktura zaliczkowa, nie obejmuje całości zapłaty. W takiej sytuacji, w fakturze końcowej wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach zaliczkowych dokumentujących otrzymanie części zapłaty. Faktura końcowa powinna również zawierać numery faktur zaliczkowych wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.
Program mKsiegowa.pl jest w pełni dostosowany do obsługi faktur końcowych.

Faktury korygujące
Art. 106j. pkt 1. określa, że należy wystawić fakturę korygującą w przypadku gdy po wystawieniu faktury:
1) udzielono obniżki ceny w formie rabatu,
2) udzielono opustów i obniżek cen,
3) dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
4) dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty,
5) podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury
Program mksiegowa.pl posiada rozbudowaną możliwość wystawiania faktur korygujących.

Zapraszam do kolejnych wpisów - już wkrótce.
Zespół mKsiegowa.pl

Faktura uproszczona w programie mKsiegowa.pl

Zgodnie z rządowym projektem ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (art. 106e, pkt 5, podpunkt 5) w przypadku, gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro, wówczas faktura nie musi zawierać następujących elementów:

• danych nabywcy
• miary i ilości dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
• ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku
• wartości sprzedaży netto
• stawki podatku
• sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

Faktura uproszczona musi jednak zawierać dane pozwalające określić kwotę podatku dla poszczególnych stawek.

Jedyna zmiana jaka wynika z możliwości wystawiania faktur uproszczonych w programie mKsiegowa.pl  polega na wprowadzeniu do kartoteki klientów kontrahenta o nazwie Faktura uproszczona.

Program nie blokuje jednak możliwości wystawienia faktury powyżej 450 zł lub 100 EURO dla takiego kontrahenta.

Podobnie, w przypadku wprowadzania faktur uproszczonych od dostawców można w kartotece dostawców wprowadzić pozycję Faktura uproszczona.

Zespół mKsiegowa.pl

Zmiany VAT oraz ich odniesienie do programu księgowości online mKsiegowa.pl

W niniejszym wpisie omawiam kwestię projektu zmian w zakresie podatku VAT, dyskutowanych od pewnego czasu. Zespół mKsiegowa.pl przeprowadził analizę zmian w ustawach w celu przygotowania oprogramowania do zmian. W kilku kolejnych wpisach będę odnosił się do poszczególnych kwestii. Zapraszam do lektury.

Zawartość faktury

Według projektu nowej ustawy faktura powinna zawierać elementy wymienione poniżej. Zmiany w tym zakresie są niewielkie, tym niemniej przeanalizowaliśmy w jakim stopniu faktury wystawiane w programie mKsiegowa.pl spełniają wymagania ustawy, która zacznie najprawdopodobniej obowiązywać w dniu 1 stycznia 2014 roku.

Zgodnie z Art. 106e ust. 1 projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (druk nr 805), faktura powinna zawierać:
1)    datę wystawienia;
program nadaje datę wystawienia automatycznie z możliwością jej zmiany podczas wystawiania faktury sprzedaży

2)    kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
mKsiegowa.pl pozwala na numerację faktur sprzedaży w ramach jednej lub więcej serii; numeracja może być ciągła w ramach roku lub w ramach miesiąca; serie numeracyjne można identyfikować dodatkowymi prefiksami

3)    imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
mKsiegowa.pl spełnia to wymaganie

4)    numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku
w programie mKsiegowa.pl numer identyfikacji podatkowej NIP wpisuje się jednokrotnie w ustawieniach programu

5)    numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi
mKsiegowa.pl pozwala przypisać numer NIP do każdego nabywcy włączając w to możliwość wpisania numeru identyfikacji podatkowej kontrahentów zagranicznych

6)    datę zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty (w przypadku faktury zaliczkowej);
W programie mKsiegowa.pl istnieje możliwość wystawienia faktury z datą sprzedaży inną niż data wystawienia. Z sytuacją taką mamy do czynienia wówczas, gdy data dostawy lub wykonania usługi na dokumencie WZ, na podstawie którego wystawiona została faktura, jest inna niż data wystawienia faktury.

7)    nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
Nazwę towaru lub usługi można wcześniej przygotować w kartotece towarowej. Podczas wprowadzania faktury sprzedaży można dopisywać pozycje kartoteki. Jeżeli taka możliwość zostanie udostępniona w kartotece towarowej, podczas wprowadzania faktury sprzedaży można zmienić nazwę towaru lub usługi w stosunku do tej, która została określona pierwotnie w kartotece.

8)    miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
Program mKsiegowa.pl pozwala na zdefiniowanie słownika miar. Ilość można określić z dokładnością do tylu miejsc po przecinku, jaka została skonfigurowana w programie dla danego użytkownika.

9)    cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
Cenę jednostkową można podać zarówno podczas wprowadzania faktury sprzedaży, jak i wcześniej określić w cennikach.

10)    kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
Podczas wprowadzania faktury sprzedaży upust można określić procentowo lub kwotowo. Będzie on uwidoczniony kwotowo na wydruku faktury.

11)    wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12)    stawkę podatku;
13)    sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż ob-jętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14)    kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podzia-łem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15)    kwotę należności ogółem;
Wartości powyższe są przeliczane podczas wprowadzania faktury sprzedaży oraz uwidocznione na wydruku.

16)    w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w od-niesieniu do których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1 – wyrazy „metoda kasowa”;
W chwili obecnej program nie obsługuje metody kasowej.

17)    w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 (dotyczy wystawiania faktur przez kupującego w imieniu sprzedającego) – wyraz „samofakturowanie”;
Istnieje możliwość samofakturowania w programie mKsiegowa.pl (napiszemy o tym później). W takiej sytuacji na fakturze może pojawić się odpowiedni wyraz.

Do kolejnych wymagań zapisanych w projekcie nowej ustawy odniosę się w kolejnych odcinkach.

Tomasz Kozielski
mKsiegowa.pl

Nowe możliwości programu

Wprowadziliśmy nowe funkcjonalności w wersji 2.9 księgowości internetowej mKsiegowa.pl.
Jedną z istotniejszych, którą chcę omówić, to funkcjonalność wspomagająca obsługę i księgowanie masowych faktur i rozliczania płatności.

Zastosowanie takiej funkcjonalności jest oczywiste - wszędzie tam, gdzie zachodzi potrzeba wystawiania dużej ilości faktur za usługi świadczone cyklicznie.

Zalety takiego rozwiązania, to:

• obniżenie kosztów księgowości poprzez automatyzację prac
• obniżenie kosztów całego procesu rozliczenia płatności
• natychmiastowy dostęp do przejrzystej informacji na temat należności
• brak konieczności ręcznego księgowania i uzgadniania wyciągów bankowych
• łatwa identyfikacji klientów
• poprawa cash flow firmy
• łatwiejsza windykacja zaległości 

Zapraszamy na nasze webinaria, gdzie prezentujemy rozwiązania online na bazie programu mKsiegowa.pl. Dostępny także w języku angielskim pod adresem AccountingInPoland.com oraz mksiegowa.pl/www/en.