Faktura elektroniczna

Ustawy o zmianie VAT zostały skierowane do podpisu przez Prezydenta RP. Kontynuuję wątek zgodności programu mKsiegowa.pl z nowymi przepisami.

Zasady przechowywania faktur.
Nowa ustawa VAT mówi, że podatnicy muszą przechowywać wystawione lub otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie. Faktury muszą być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.
W programie mKsiegowa.pl można przechowywać zarówno faktury wystawione, jak i otrzymane w postaci elektronicznej. Można również drukować faktury. 
Wyszukiwanie wystawionych faktur elektronicznych odbywa się poprzez stosowanie następującej procedury: 

1. Zalogowanie do programu 
2. Przejście do modułu „Sprzedaż” 
3. Wywołanie pozycji menu „Transakcje Klienta, korekty” 
4. Wybranie kontrahenta według nazwy 
5. Określenie zakresu dat wyszukiwanej faktury; wskazane jest takie zawężenie zakresu dat, aby wynik wyszukiwania nie przekraczał kilkudziesięciu dokumentów 
6. Ustawienie typu wyszukiwanych dokumentów w pozycji „Faktury sprzedaży” 
7. Odnalezienie na stronie szukanej faktury 
8. W przypadku, gdy poszukiwana faktura nie pojawiła się na ekranie, można wielokrotnie zmieniać kryteria wyszukiwania i używać klawisza „Szukaj” 

Wyszukiwanie otrzymanych faktur elektronicznych odbywa się bardzo podobnie: 

1. Zalogowanie do programu 
2. Przejście do modułu „Zakupy” 
3. Wywołanie pozycji menu „Transakcje Dostawców, korekty” 
4. Wybranie kontrahenta według nazwy 
5. Określenie zakresu dat wyszukiwanej faktury; wskazane jest takie zawężenie zakresu dat, aby wynik wyszukiwania nie przekraczał kilkudziesięciu dokumentów 
6. Ustawienie typu wyszukiwanych dokumentów w pozycji „Faktury Dostawcy” 
7. Odnalezienie na stronie szukanej faktury 
8. W przypadku, gdy poszukiwana faktura nie pojawiła się na ekranie, można wielokrotnie zmieniać kryteria wyszukiwania i używać klawisza „Szukaj” 

Sposób przechowywania faktury elektronicznych
Dalej nowa ustawa precyzuje, że faktury muszą być przechowywane w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (Art. 106m, pkt 1).
Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (Art. 106m, pkt 2).
Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (Art. 106m, pkt 3).
W programie mKsiegowa.pl autentyczność pochodzenia wynika z następujących zabezpieczeń oprogramowania: 

• Indywidualny login i hasło użytkownik
• Oznaczenie każdej faktury indywidualnym identyfikatorem (nazwą) użytkownika, który przygotował lub wprowadził dokument 

Integralność treści faktur wynika z mechanizmu o nazwie „Zamykanie dziennika”, który blokuje wszelkie zmiany w fakturach wystawionych w danym okresie rozliczeniowym. 

Czytelność faktur zapewniona jest w programie poprzez formatowanie faktury do postaci zgodnej z przepisami ustawy VAT, każdorazowo przy jej podglądzie. 

Przechowywanie faktur na serwerach administrowanych przez mKsiegowa.pl odbywa się do czasu korzystania przez firmę z usługi wynajmu oprogramowania. W przypadku rezygnacji z usługi firma otrzyma nieodpłatnie wszystkie faktury w postaci elektronicznej - w formacie pdf. 

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. (Art. 106m, pkt 4).
W programie mKsiegowa.pl ścieżka audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usługi jest wspierana przez następujące mechanizmy:

• podczas wprowadzania faktur sprzedaży i zakupu następuje ścisłe przypisanie faktury do dokumentu dostawy lub potwierdzenia świadczenia usługi (w tym przypadku dokumentów odpowiednio o nazwie WZ i PZ);
• przypisanie faktury do dokumentu dostawy lub potwierdzenia świadczenia usługi jest całkowicie elastyczne: program pozwala wprowadzić wiele faktur do jednego dokumentu dostawy lub odwrotnie – jedną fakturę zbiorczą do kilku dokumentów dostawy;
• w podglądzie faktury z dowolnego miejsca programu jest natychmiastowy wgląd w odpowiednie dokumenty dostawy lub potwierdzenia usługi;
• dla uproszczenia pracy operatora, w programie można wystawić fakturę sprzedaży bez uprzedniego wprowadzania dokumentu dostawy lub potwierdzenia usługi; w takim przypadku program automatycznie generuje odpowiedni dokument WZ w programie, zapewniając ścieżkę audytu; podobnie jest w przypadku faktury zakupu i dokumentów dostawy lub potwierdzenia usługi o nazwie PZ. 

Udostępnianie faktur elektronicznych organom kontrolnym
Jeżeli faktury są przechowywane w formie elektronicznej, muszą być przechowywane w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp online do tych faktur.
W programie mKsiegowa.pl jest możliwe udostępnienie odpowiednim organom wglądu w faktury przechowywane elektronicznie. Stworzenie nowego użytkownika z odpowiednimi uprawnieniami dostępu do faktur jest w gestii administratora systemu. 

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
W programie mKsiegowa.pl bezzwłoczny pobór wszystkich faktur jest bardzo prosty. Wystarczy postąpić zgodnie z następującą procedurą:

1. Zalogować się do programu 
2. Przejść do modułu „Zakupy” 
3. Wywołać pozycję menu „Raporty Dostawców” oraz „Faktury zakupu” 
4. W polu „Do” wybrać ostatnią fakturę z listy 
5. Kliknąć „Drukuj Faktury Zakupu” 

W wyniku tego działania program umieści wszystkie faktury przechowywane w formie elektronicznej w jednym pliku w formacie pdf. Plik ten można udostępnić odpowiednim organom. Analogiczna procedura jest dostępna po stronie faktur sprzedaży.

Zapraszamy do współpracy
mKsiegowa.pl