Ważna zmiana VAT wchodzi w życie już 1 stycznia 2014

W dzisiejszym wpisie zajmiemy się kluczowymi zmianami, jakie wchodzą w życie z dniem 1 stycznia 2014 w wyniku uchwalenia ustawy z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.

Moment powstania obowiązku podatkowego

Moment powstania obowiązku podatkowego - to jest zmiana, która wymaga największych przygotowań ze strony przedsiębiorstw.

Dostosowaliśmy program księgowy mKsiegowa.pl do nowych przepisów tak, aby nasi klienci mogli bez problemu spełnić wymagania nowej ustawy.

Kluczową zmianą jest to, że data wystawienia faktury nie będzie już decydowała o tym, w jakim terminie należy ująć czynność opodatkowaną podatkiem VAT.

Decydujące znaczenie zyskuje data wykonania usługi lub wydania towaru.  Podobnie, jeżeli przedsiębiorca otrzyma zapłatę lub jej część przed dniem wydania towaru lub wykonania usługi, wówczas data zapłaty będzie datą powstania obowiązku podatkowego.

W praktyce dla każdej firmy oznacza to konieczność poinstruowania swoich pracowników w jaki sposób dokumentować sprzedaż od nowego roku. Moment faktycznej dostawy towaru lub wykonania usługi musi być, w związku z nowymi przepisami, udokumentowany właściwie. Kluczowe znaczenie mają teraz dokumenty, którymi zwykle są:

• dla dostawy towarów dokument WZ,
• dla wykonanej usługi protokół odbioru lub jakaś inna forma potwierdzenia jej wykonania.

Termin wystawienia faktury sprzedaży

Zgodnie z Art. 1, pkt 50 ustawy nowelizującej na podatniku zobowiązany jest do wystawienia faktury za wykonane usługi lub zrealizowane dostawy. Fakturę wystawia się nie później niż 15tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Od zasady tej jest kilka wyjątków. Najważniejszym wyjątkiem jest przypadek otrzymania całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi.

W ramach przygotowań do nowych przepisów niezbędne może być przekazanie odpowiedniej instrukcji osobom odpowiedzialnym za wystawianie faktur sprzedaży. Przykładowa treść instrukcji:

Sprawdzić przed 15tym kolejnego miesiąca, czy wszystkie dostarczone towary lub wykonane usługi z poprzedniego miesiąca zostały zafakturowane.

Praktyczny przypadek

Przedsiębiorstwo produkujące urządzenia elektroniczne podpisało umowę na dostawę urządzeń na dzień 16 marca 2014 roku. W wyniku opóźnień w dostawie części składowych urządzenie zostało dostarczone później, czyli w dniu 4 kwietnia tego samego roku.

Pracownik obsługujący sprzedaż powinien:

1. wystawić dokument WZ z datą 4 kwietnia 2014.
2. Na podstawie wcześniej stworzonego dokumentu WZ przygotować fakturę sprzedaży z datą rozliczenia VAT z 4 kwietnia. 
3. Księgowość musi zaksięgować fakturę z datą nie późniejszą niż 15 maja i wykazać ją w deklaracji VAT składanej w maju za miesiąc kwiecień.

Sprzedaż internetowa a VAT

Sprzedaż internetowa oraz wysyłkowa nie będzie już wkrótce podlegać specjalnym regulacjom w zakresie momentu powstania obowiązku podatkowego, jak to ma miejsce obecnie. Wynika to z ustawy z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2013 poz. 35), która wchodzi w życie, w tym zakresie, od 1 stycznia 2014 roku.

Do tej pory obowiązek podatkowy przy sprzedaży wysyłkowej za zaliczeniem pocztowym powstawał z chwilą otrzymania zapłaty.

W wyżej wymienionej ustawie nowelizującej, w roku 2014 znika przepis regulujący sprzedaż z zapłatą za zaliczeniem pocztowym. Terminem powstania obowiązku podatkowego będzie data dokonania dostawy lub wykonania usługi.

Jeżeli przedsiębiorca otrzyma całość lub część należności jeszcze przed dostarczeniem towaru lub wykonaniem usługi, zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy momentem powstania obowiązku podatkowego będzie data otrzymania zapłaty.

W roku 2014 szczególnie ważne będzie w sprzedaży internetowej, aby dostawa towarów była dokładnie udokumentowana przez firmę kurierską lub pocztę. Niezbędny jest również ścisły związek między dostawą i fakturą.

Zgodnie z nowym brzmieniem art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy VAT faktura powinna posiadać datę sprzedaży, jednak pod warunkiem, że taka data została określona i różni się od daty wystawienia faktury. Występuje brak spójności pomiędzy przepisami ustawy o VAT, a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), w której za datę księgowania przychodu uznaje się datę sprzedaży lub otrzymania zapłaty, nie później jednak, niż datę wystawienia faktury. Zatem, w przypadku sprzedaży wysyłkowej wystąpi konieczność zaksięgowania przychodu zgodnie z datą wystawienia faktury, natomiast w rejestrze sprzedaży VAT kwotę podatku będzie trzeba uwzględnić dopiero w momencie dostawy, określonym na podstawie potwierdzenia otrzymanego od firmy kurierskiej.

W związku z powyższym, do prawidłowego prowadzenia księgowości firma zajmująca się sprzedażą wysyłkową powinna wykorzystywać system fakturujący, który oferuje możliwość właściwego wystawiania faktur. Niezbędne jest skorzystanie z odpowiedniego programu księgowego, który nie tylko poprawnie zaksięguje faktury i przygotuje rejestr VAT, jak również pozwoli na sprawne dokumentowanie sprzedaży w formie dokumentacji elektronicznej.

Zapraszamy do przetestowania naszego programu efaktura.

Zespół mKsiegowa.pl

Księgowanie zakupu i najmu samochodu osobowego w firmie

Często pojawiającym się kwestią poruszaną przez klientów programu mKsiegowa.pl jest sposób księgowania zakupu lub najmu samochodów osobowych w firmie. Przepisy w tej materii zmieniają się dosyć często, ale chcielibyśmy opisać stan prawny na koniec listopada 2013 roku.

Eksploatacja samochodów służbowych związane jest zwykle z następującymi zdarzeniami gospodarczymi:

• zakup lub wynajem samochodu
• koszty paliwa
• koszty eksploatacji

Księgowaniu kosztów paliwa i eksploatacji będzie poświęcony osobny odcinek bloga.

Zakup samochodu

Koszty związane z zakupem samochodu osobowego nie stanowią w większości przypadków kosztu uzyskania przychodu. Na bazie polityki rachunkowości firmy wprowadzamy samochód do ewidencji środków trwałych (o ile przekracza odpowiednią wartość) i amortyzujemy. Należy pamiętać o limicie amortyzacji, który w chwili obecnej wynosi 20 tys. euro dla samochodów osobowych.

Szczegółowe przepisy określają jakie pojazdy są określane jako samochody osobowe. Przede wszystkim jest to ustawa o transporcie drogowym, art. 1, ust. 3 (Dz. U. 2001 Nr 125 poz. 1371). Nowelizacja ustawy z dnia 5 kwietnia 2013 r. (Dz.U. 2013 poz. 567) nie wprowadziła zmian w tym zakresie.

Przepisy w zakresie możliwości naliczenia VATu od kosztów najmu mogą ulegać zmianie. Obecnie (listopad 2013), w przypadku zakupu pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, kwota podatku naliczonego wynosi 60% kwoty podatku określonej na fakturze zakupu lub kwoty podatku należnego z tytułu WNT lub kwoty podatku należnego od dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca. Naliczony podatek nie może przekraczać kwoty 6000 zł.

Regulacje takie wynikają z art. 3 ust. 6 ustawy z dnia 16.12.2010 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o transporcie (Dz. U. z 2010 r. nr 247, poz. 1652), który mówi, że:

W przypadku usługobiorców użytkujących samochody osobowe oraz inne pojazdy samochodowe, o których mowa w ust. 1, na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, kwotę podatku naliczonego stanowi 60% kwoty podatku naliczonego od czynszu (raty) lub innych płatności wynikających z zawartej umowy, udokumentowanych fakturą. Suma kwot w całym okresie użytkowania samochodów i pojazdów, o których mowa w zdaniu pierwszym, dotycząca jednego samochodu lub pojazdu, nie może jednak przekroczyć kwoty 6.000 zł.

Inaczej jest w przypadku, gdy zakupiony samochód osobowy jest przedmiotem najmu. Na podstawie  art. 3, ust. 2, pkt 7, lit. b ustawy z dnia 16.12.2010 r. powołanej powyżej oraz następujących interpretacji dyrektorów Izb Skarbowych:

• Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 marca 2012 r. ( ILPP2/443-1663/11-2/AK),
• Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 18 lipca 2012 r. ( IPPP3/443-562/12-2/MPe) i z 18 grudnia 2012 r. (IPPP2/443-1109/12-2/AO),

istnieje możliwość odliczenia pełnej kwoty VAT od zakupu pod warunkami określonymi w ustawie.

Przykład
Firma zakupiła samochód osobowy na potrzeby swojej działalności gospodarczej. Faktura zakupu zawiera kwotę netto 50000 zł oraz VAT w wysokości 11500 zł. Samochód będzie przyjęty do ewidencji środków trwałych.

Na potrzeby ewidencji środków trwałych tworzymy odpowiednią analitykę w planie kont. Możemy zastosować analitykę jednoszczeblową w zespole 010, z wyodrębnieniem poszczególnych pojazdów na sub-kontach.

Księgowanie może wyglądać następująco:

202-xxxx (numer kontrahenta)/61500 zł/Ma
223-1/6000 zł/Wn (VAT podlegający odliczeniu)
010-xx/55500 zł/Wn (wartość netto + VAT nie podlegający odliczeniu

Jeżeli podczas rejestracji samochodu firma poniosła inne koszty, to zwiększają one wartość środka trwałego. Koszty te to m.in. rejestracja (np. 200 zł) i ubezpieczenie samochodu (np. 1000 zł + VAT). W takim przypadku możemy rozbić księgowanie zakupu na 2 części:
a) zaksięgowanie poszczególnych elementów zakupu na koncie 080 „Środki trwałe w budowie”;
Zakup samochodu:

202-xxxx (numer kontrahenta)/61500 zł/Ma
223-1/6000 zł/Wn (VAT podlegający odliczeniu)
080/55500 zł/Wn (wartość netto + VAT nie podlegający odliczeniu

Rejestracja:

202-xxxx (numer kontrahenta)/200 zł/Ma
080/200 zł/Wn

Ubezpieczenie (VAT nie podlega odliczeniu, ponieważ w tym przypadku przekracza kwotę 6000 zł - faktura zakypy samochodu):

202-xxxx (numer kontrahenta)/1230 zł/Ma
080/1230 zł/Wn

b) przyjęcie samochodu do ewidencji środków trwałych, według ceny zakupu obejmującej wartość netto faktury, VAT niepodlegający odliczeniu, koszty rejestracji i ubezpieczenia:

080/56930 zł/Ma
010-xx/56930 zł/Wn

Wynajem samochodu

W przypadku wynajmu samochodu na potrzeby jednostki niezbędne jest ustalenie, czy zostaje on przyjęty do użytkowania jako środek trwały. Istotne do określenia, czy samochód zalicza się do aktywów firmy, są wymogi ustawy o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. 2013 poz. 330), art. 3, ust. 4, 5 i 6.

W praktyce, wynajęcie samochodu na kilka dni w celu odbycia podróży służbowej nie wymaga wpisania go na stan.

Wprowadzenie samochodu jako aktywa trwałego niezbędne jest najczęściej w następujących sytuacjach:

• samochód przechodzi na własność firmy po zakończeniu umowy najmu
• umowa najmu zawiera prawo do nabycia samochodu, po jej zakończeniu, po cenie niższej od wartości rynkowej samochodu z dnia zakupu
• okres, na jaki umowa została zawarta, odpowiada w przeważającej części przewidywanemu
• okresowi jego ekonomicznej użyteczności
• suma opłat najmu ustalona w dniu zawarcia umowy i przypadająca do zapłaty w okresie jej obowiązywania, przekracza 90% wartości rynkowej samochodu
• umowa przewiduje możliwość jej wypowiedzenia, z zastrzeżeniem, że wszelkie powstałe
• z tego tytułu koszty i straty poniesione przez wynajmującego pokrywa korzystający;

Jest szereg czynników powodujących, że wprowadzenie samochodu do środków trwałych może być konieczne, więc w konkretnych przypadkach warto się skonsultować z prawnikiem.

Samochód przyjęty na stan można amortyzować jednorazowo lub w ratach, w zależności od jego wartości i przyjętej polityki finansowej.

Naliczanie VATu od kosztów najmu podlega tym samym ograniczeniom, co w przypadku zakupu.

Przykład
Firma wynajęła samochód osobowy na cele działalności. Faktura najmu zawiera: wartość netto 3000 zł oraz VAT naliczony 690 zł.
Jeżeli firma nie ma obowiązku przyjęcia samochodu do środków trwałych, księgowanie może być następujące:

202-xxxx (numer kontrahenta)/3690 zł/Ma
223-1/690 zł/Wn
402-xx/3000 zł/Wn (przykładowe konto kosztów związanych z wynajęciem samochodu)

Zgodnie z ustawą z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych oraz o zmianie niektórych ustaw regulujących zasady opodatkowania (Dz.U. 1992 nr 21 poz. 86), art. 16, pkt 51):

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów (...) wydatków (...) z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu;

W momencie, gdy sumaryczna wartość najmu przekroczy wartość z naliczenia kilometrówki, wtedy fakturę trzeba zaksięgować na konto NKUP (niebędących kosztami uzyskania przychodu). Można w tym celu utworzyć subkonto w zespole 4 (np. 408-1 Koszty najmu NKUP). Konto takie trzeba traktować odpowiednio przy obliczaniu wyniku finansowego i podatkowego firmy.

Księgowanie faktury najmu wygląda więc:

202-xxxx (numer kontrahenta)/3690 zł/Ma
223-1/690 zł/Wn
408-xx/3000 zł/Wn

Jeżeli samochód został przyjęty jako środek trwały, wówczas przed rozpoczęciem księgowania niezbędna może być rozbudowa planu kont.

202-xxxx (numer kontrahenta)/3690 zł/Ma
223-1/414 zł/Wn
402-xx/276 zł/Wn
010-xx/3000 zł/Wn

VAT naliczony jest w wysokości 60% z kwoty 690 zł. Kontrolujemy, czy wartość całkowita VAT naliczonego nie przekroczyła 6000 zł.

Zmiana definicji importu towarów w świetle znowelizowanych przepisów

Jedna z ważniejszych zmian jakie weszły od 1 kwietnia 2013 r. dotyczą zmiany definicji importu towarów. Ustawy z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2013 r. poz. 35) podaje nową definicję importu.

Punkty 7 i 8 art. 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług otrzymują brzmienie:
„7) imporcie towarów – rozumie się przez to przywóz towarów z terytorium
państwa trzeciego na terytorium Unii Europejskiej".

W praktyce, zmiana definicji importu towarów nie wprowadziła zmian w opodatkowaniu importu towarów. Import podlega opodatkowaniu w Polsce. Podatkiem VAT od importu towarów objęty jest przywóz na terytorium Polski towarów z państwa trzeciego, czyli nienależącego do Wspólnoty Europejskiej. Dotyczy to też przesyłek otrzymywanych spoza wspólnoty niezależnie od tego, czy odbywa się w ramach działalności gospodarczej, czy też nie.

W przypadku zakupu towaru w innym państwie Unii Europekskiej nie mamy więc już do czynienia z importem w świetle znowelizowanej ustawy. Taka sytuacja, to wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT). Dotyczy to oczywiście zakupu na terytorium naszego kraju towarów od podmiotu, który w Polsce nie posiada siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

Zmiana przepisów dotyczy też WNT. Jeżeli podmiot, który w Polsce nie posiada siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej zarejestruje się dla podatku VAT w Polsce, to będzie musiał sam zapłacić podatek z tytułu dostawy dokonanej na terenie Polski. W takim przypadku nabywca nie musi wiec płacić podatku z tytułu nabycia towarów.

W programie mksiegowa.pl zmiana ustawy wymaga dodatkowej konfiguracji podatku VAT. Zakup (WNT) od podmiotów posiadających siedzibę w Polsce powinien być skonfigurowany jako NP. Nie ma w tym wypadku konieczności księgowania podatku naliczonego od zakupu, który jednocześnie był związany z takim samym podatkiem należnym.

Zmiany VAT od 1 kwietnia

Od 1 kwietnia 2013 r. weszły w życie zmiany zarówno przepisów ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r., nr 177, poz. 1054, z późn. zm.), jak i aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie. Zmiany te wynikają przede wszystkim z:

• ustawy z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2013 r. poz. 35);
• rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. poz. 362);
• rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 marca 2013 r. w sprawie wzorów deklaracji dla podatku od towarów i usług, określającego nowe wzory deklaracji dla podatku od towarów i usług VAT-7(14), VAT-7K(8), VAT-7D(5), VAT-8(5), VAT-9M(3) (Dz. U. poz. 394);
• rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 12 marca 2013 r. w sprawie wzoru deklaracji dla podatku od towarów i usług przedstawiciela podatkowego, określającego wzór deklaracji VAT-13(1) (Dz. U. poz. 357);
• rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie wzorów deklaracji dla podatku od towarów i usług dotyczących transakcji wewnątrzwspólnotowych w zakresie nowych środków transportu, określającego nowy wzór deklaracji dla podatku od towarów i usług przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu nowych środków transportu (VAT-10(4)) oraz wzór deklaracji dla podatku od towarów i usług od wewnątrzwspólnotowej dostawy nowego środka transportu (VAT-11(3)) (Dz. U. poz. 367);
• rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 12 marca 2013 r. w sprawie wzoru skróconej deklaracji dla podatku od towarów i usług w zakresie usług taksówek osobowych opodatkowanych w formie ryczałtu, określającego wzór deklaracji VAT-12(2) (Dz. U. poz. 356);
• rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 12 marca 2013 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie wykazów towarów do celów poboru podatku od towarów i usług w imporcie (Dz. U. poz. 359);
• rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie określenia wzorów: znaku informującego podróżnych o możliwości zakupu w punktach sprzedaży towarów, od których przysługuje zwrot podatku od towarów i usług, oraz stempla potwierdzającego wywóz towarów poza terytorium Unii Europejskiej, a także określenia niezbędnych danych, które powinien zawierać dokument będący podstawą do dokonania zwrotu podatku podróżnym (Dz. U. poz. 360);
• rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. poz. 363).

Program mKsiegowa.pl posiada obecnie formularz VAT7 w wersji 13tej. W nowej wersji przygotowana zostanie wersja 14 formularza.

English version:
New VAT regulations were introduced in Poland since 1 April 2013. Among other rules, new versions of VAT forms are valid now. They are implemented in an accounting software online mksiegowa.pl/www/en.

Ustawa podpisana przez Prezydenta RP

Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw został w dniu 28 grudnia 2012 roku podpisany przez Prezydenta RP.

Ponadto Minister Finansów przyjął rozporządzenie zmieniające rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. 2012 nr 0 poz. 1428). Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2013 roku.

Rozporządzenie odnosi się m.in. do następujących spraw, które omawiałem wcześniej na tym blogu:

• wprowadzono definicję autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktury (par.1 pkt.1);
• wprowadzono zmiany dotyczące zawartości faktury (par.1 pkt.2)
• zmieniono poszczególne, szczegółowe zapisy dotyczące faktur korygujących (par.1 pkt.4 oraz 5);
• sprecyzowano kwestię faktur przesyłanych w formie elektronicznej (par.1 pkt.8);
• wprowadzono nowy zapis dotyczący konieczności określenia przez podatnika sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury. (par.1 pkt.9)
• wprowadzono zmiany dotyczące faktur wewnętrznych (par.1 pkt.12)

Zespół mKsiegowa.pl

Faktura elektroniczna

Ustawy o zmianie VAT zostały skierowane do podpisu przez Prezydenta RP. Kontynuuję wątek zgodności programu mKsiegowa.pl z nowymi przepisami.

Zasady przechowywania faktur.
Nowa ustawa VAT mówi, że podatnicy muszą przechowywać wystawione lub otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie. Faktury muszą być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.
W programie mKsiegowa.pl można przechowywać zarówno faktury wystawione, jak i otrzymane w postaci elektronicznej. Można również drukować faktury. 
Wyszukiwanie wystawionych faktur elektronicznych odbywa się poprzez stosowanie następującej procedury: 

1. Zalogowanie do programu 
2. Przejście do modułu „Sprzedaż” 
3. Wywołanie pozycji menu „Transakcje Klienta, korekty” 
4. Wybranie kontrahenta według nazwy 
5. Określenie zakresu dat wyszukiwanej faktury; wskazane jest takie zawężenie zakresu dat, aby wynik wyszukiwania nie przekraczał kilkudziesięciu dokumentów 
6. Ustawienie typu wyszukiwanych dokumentów w pozycji „Faktury sprzedaży” 
7. Odnalezienie na stronie szukanej faktury 
8. W przypadku, gdy poszukiwana faktura nie pojawiła się na ekranie, można wielokrotnie zmieniać kryteria wyszukiwania i używać klawisza „Szukaj” 

Wyszukiwanie otrzymanych faktur elektronicznych odbywa się bardzo podobnie: 

1. Zalogowanie do programu 
2. Przejście do modułu „Zakupy” 
3. Wywołanie pozycji menu „Transakcje Dostawców, korekty” 
4. Wybranie kontrahenta według nazwy 
5. Określenie zakresu dat wyszukiwanej faktury; wskazane jest takie zawężenie zakresu dat, aby wynik wyszukiwania nie przekraczał kilkudziesięciu dokumentów 
6. Ustawienie typu wyszukiwanych dokumentów w pozycji „Faktury Dostawcy” 
7. Odnalezienie na stronie szukanej faktury 
8. W przypadku, gdy poszukiwana faktura nie pojawiła się na ekranie, można wielokrotnie zmieniać kryteria wyszukiwania i używać klawisza „Szukaj” 

Sposób przechowywania faktury elektronicznych
Dalej nowa ustawa precyzuje, że faktury muszą być przechowywane w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (Art. 106m, pkt 1).
Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (Art. 106m, pkt 2).
Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (Art. 106m, pkt 3).
W programie mKsiegowa.pl autentyczność pochodzenia wynika z następujących zabezpieczeń oprogramowania: 

• Indywidualny login i hasło użytkownik
• Oznaczenie każdej faktury indywidualnym identyfikatorem (nazwą) użytkownika, który przygotował lub wprowadził dokument 

Integralność treści faktur wynika z mechanizmu o nazwie „Zamykanie dziennika”, który blokuje wszelkie zmiany w fakturach wystawionych w danym okresie rozliczeniowym. 

Czytelność faktur zapewniona jest w programie poprzez formatowanie faktury do postaci zgodnej z przepisami ustawy VAT, każdorazowo przy jej podglądzie. 

Przechowywanie faktur na serwerach administrowanych przez mKsiegowa.pl odbywa się do czasu korzystania przez firmę z usługi wynajmu oprogramowania. W przypadku rezygnacji z usługi firma otrzyma nieodpłatnie wszystkie faktury w postaci elektronicznej - w formacie pdf. 

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. (Art. 106m, pkt 4).
W programie mKsiegowa.pl ścieżka audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usługi jest wspierana przez następujące mechanizmy:

• podczas wprowadzania faktur sprzedaży i zakupu następuje ścisłe przypisanie faktury do dokumentu dostawy lub potwierdzenia świadczenia usługi (w tym przypadku dokumentów odpowiednio o nazwie WZ i PZ);
• przypisanie faktury do dokumentu dostawy lub potwierdzenia świadczenia usługi jest całkowicie elastyczne: program pozwala wprowadzić wiele faktur do jednego dokumentu dostawy lub odwrotnie – jedną fakturę zbiorczą do kilku dokumentów dostawy;
• w podglądzie faktury z dowolnego miejsca programu jest natychmiastowy wgląd w odpowiednie dokumenty dostawy lub potwierdzenia usługi;
• dla uproszczenia pracy operatora, w programie można wystawić fakturę sprzedaży bez uprzedniego wprowadzania dokumentu dostawy lub potwierdzenia usługi; w takim przypadku program automatycznie generuje odpowiedni dokument WZ w programie, zapewniając ścieżkę audytu; podobnie jest w przypadku faktury zakupu i dokumentów dostawy lub potwierdzenia usługi o nazwie PZ. 

Udostępnianie faktur elektronicznych organom kontrolnym
Jeżeli faktury są przechowywane w formie elektronicznej, muszą być przechowywane w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp online do tych faktur.
W programie mKsiegowa.pl jest możliwe udostępnienie odpowiednim organom wglądu w faktury przechowywane elektronicznie. Stworzenie nowego użytkownika z odpowiednimi uprawnieniami dostępu do faktur jest w gestii administratora systemu. 

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
W programie mKsiegowa.pl bezzwłoczny pobór wszystkich faktur jest bardzo prosty. Wystarczy postąpić zgodnie z następującą procedurą:

1. Zalogować się do programu 
2. Przejść do modułu „Zakupy” 
3. Wywołać pozycję menu „Raporty Dostawców” oraz „Faktury zakupu” 
4. W polu „Do” wybrać ostatnią fakturę z listy 
5. Kliknąć „Drukuj Faktury Zakupu” 

W wyniku tego działania program umieści wszystkie faktury przechowywane w formie elektronicznej w jednym pliku w formacie pdf. Plik ten można udostępnić odpowiednim organom. Analogiczna procedura jest dostępna po stronie faktur sprzedaży.

Zapraszamy do współpracy
mKsiegowa.pl

Zmiany VAT

Śledząc postępy prac nad nowymi przepisami wiemy, że w przyszłym roku wejdą najprawdopodobniej w życie 2 ustawy:

1. tzw. ustawa o zmianach VAT, czyli "o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw" 
2. tzw. trzecia ustawa deregulacyjna "o redukcji niektórych obciążeń administracyjnych w gospodarce" 

Mamy jeszcze trochę czasu na przygotowanie się do nowych przepisów, ponieważ z ostatnich poprawek Senatu do ustawy wynika, że wejdą w życie dopiero 1 kwietnia 2013 roku. Na dodatek większość przepisów upraszczających wystawianie faktur wejdzie od 1 stycznia 2014. Tym niemniej staramy się kontynuować analizę nowych ustaw i ich wpływu na program księgowy mKsiegowa.pl.

W kolejnym wpisie zajmę się fakturami zbiorczymi, zaliczkowymi, korygującymi oraz niektórymi innymi przepisami.

Faktura zbiorcza 
Zgodnie z projektem rozporządzenia Ministra Finansów faktura może dokumentować kilka odrębnych dostaw towarów lub świadczenia usług dokonanych w trakcie miesiąca, jeżeli zostanie wystawiona nie później niż ostatniego dnia miesiąca, w którym wydano towar lub wykonano usługę.
Fakturę zbiorczą w programie mKsiegowa.pl wystawia się w opcji „Faktura VAT do WZ”. Na podstawie kilku dokumentów WZ można wystawić fakturę zbiorczą. Dokumenty WZ służą zarówno do udokumentowania wydania towarów, jak i potwierdzenia świadczenia usług. 

Dopiski na fakturach w przypadku niektórych dostaw i usług 
W przypadku świadczenia usług turystyki, dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków dla których podstawę opodatkowania stanowi kwota marży, faktura powinna zawierać wyrazy „procedura marży dla biur podróży”, „procedura marży – towary używane”, „procedura marży – dzieła sztuki” lub „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki” – art. 106e, pkt 2 oraz 3.
Program mKsiegowa.pl pozwala dodać powyższe wyrazy albo w „Ustawienia systemowe i księgi głównej” jako „Stała sentencja na fakturach”, albo bezpośrednio w opisie każdej faktury. 


Faktura wystawiana w imieniu podatnika lub przez osobę trzecią
Faktury można wystawiać w imieniu i na rzecz podatnika upoważniona przez niego osoba trzecia, w szczególności jego przedstawiciel podatkowy.
Może się to odbywać w programie mKsiegowa.pl poprzez stworzenie osobnego loginu dla przedstawiciela podatkowego z uprawnieniami pozwalającymi jedynie na wystawianie faktur. Użytkownika takiego może stworzyć administrator programu. Program rejestruje kto wystawił każdą fakturę. 

Faktury zaliczkowe
Zgodnie z Art. 106b. ust.1. pkt 4) ustawy podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży, dostawy towarów lub przed rozpoczęciem świadczenia usługi.
Program mKsiegowa.pl obsługuje w pełni taką sytuację i posiada zaawansowany mechanizm wystawiania faktur zaliczkowych. 
Z kolei Zgodnie z Art. 106f. ust.3. określa tryb wystawiania faktury końcowej. Wystawia się ją, jeżeli faktura zaliczkowa, nie obejmuje całości zapłaty. W takiej sytuacji, w fakturze końcowej wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach zaliczkowych dokumentujących otrzymanie części zapłaty. Faktura końcowa powinna również zawierać numery faktur zaliczkowych wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.
Program mKsiegowa.pl jest w pełni dostosowany do obsługi faktur końcowych.

Faktury korygujące
Art. 106j. pkt 1. określa, że należy wystawić fakturę korygującą w przypadku gdy po wystawieniu faktury:
1) udzielono obniżki ceny w formie rabatu,
2) udzielono opustów i obniżek cen,
3) dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
4) dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty,
5) podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury
Program mksiegowa.pl posiada rozbudowaną możliwość wystawiania faktur korygujących.

Zapraszam do kolejnych wpisów - już wkrótce.
Zespół mKsiegowa.pl

Faktura uproszczona w programie mKsiegowa.pl

Zgodnie z rządowym projektem ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (art. 106e, pkt 5, podpunkt 5) w przypadku, gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro, wówczas faktura nie musi zawierać następujących elementów:

• danych nabywcy
• miary i ilości dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
• ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku
• wartości sprzedaży netto
• stawki podatku
• sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

Faktura uproszczona musi jednak zawierać dane pozwalające określić kwotę podatku dla poszczególnych stawek.

Jedyna zmiana jaka wynika z możliwości wystawiania faktur uproszczonych w programie mKsiegowa.pl  polega na wprowadzeniu do kartoteki klientów kontrahenta o nazwie Faktura uproszczona.

Program nie blokuje jednak możliwości wystawienia faktury powyżej 450 zł lub 100 EURO dla takiego kontrahenta.

Podobnie, w przypadku wprowadzania faktur uproszczonych od dostawców można w kartotece dostawców wprowadzić pozycję Faktura uproszczona.

Zespół mKsiegowa.pl