Księgowanie zakupu i najmu samochodu osobowego w firmie

Często pojawiającym się kwestią poruszaną przez klientów programu mKsiegowa.pl jest sposób księgowania zakupu lub najmu samochodów osobowych w firmie. Przepisy w tej materii zmieniają się dosyć często, ale chcielibyśmy opisać stan prawny na koniec listopada 2013 roku.

Eksploatacja samochodów służbowych związane jest zwykle z następującymi zdarzeniami gospodarczymi:

• zakup lub wynajem samochodu
• koszty paliwa
• koszty eksploatacji

Księgowaniu kosztów paliwa i eksploatacji będzie poświęcony osobny odcinek bloga.

Zakup samochodu

Koszty związane z zakupem samochodu osobowego nie stanowią w większości przypadków kosztu uzyskania przychodu. Na bazie polityki rachunkowości firmy wprowadzamy samochód do ewidencji środków trwałych (o ile przekracza odpowiednią wartość) i amortyzujemy. Należy pamiętać o limicie amortyzacji, który w chwili obecnej wynosi 20 tys. euro dla samochodów osobowych.

Szczegółowe przepisy określają jakie pojazdy są określane jako samochody osobowe. Przede wszystkim jest to ustawa o transporcie drogowym, art. 1, ust. 3 (Dz. U. 2001 Nr 125 poz. 1371). Nowelizacja ustawy z dnia 5 kwietnia 2013 r. (Dz.U. 2013 poz. 567) nie wprowadziła zmian w tym zakresie.

Przepisy w zakresie możliwości naliczenia VATu od kosztów najmu mogą ulegać zmianie. Obecnie (listopad 2013), w przypadku zakupu pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, kwota podatku naliczonego wynosi 60% kwoty podatku określonej na fakturze zakupu lub kwoty podatku należnego z tytułu WNT lub kwoty podatku należnego od dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca. Naliczony podatek nie może przekraczać kwoty 6000 zł.

Regulacje takie wynikają z art. 3 ust. 6 ustawy z dnia 16.12.2010 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o transporcie (Dz. U. z 2010 r. nr 247, poz. 1652), który mówi, że:

W przypadku usługobiorców użytkujących samochody osobowe oraz inne pojazdy samochodowe, o których mowa w ust. 1, na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, kwotę podatku naliczonego stanowi 60% kwoty podatku naliczonego od czynszu (raty) lub innych płatności wynikających z zawartej umowy, udokumentowanych fakturą. Suma kwot w całym okresie użytkowania samochodów i pojazdów, o których mowa w zdaniu pierwszym, dotycząca jednego samochodu lub pojazdu, nie może jednak przekroczyć kwoty 6.000 zł.

Inaczej jest w przypadku, gdy zakupiony samochód osobowy jest przedmiotem najmu. Na podstawie  art. 3, ust. 2, pkt 7, lit. b ustawy z dnia 16.12.2010 r. powołanej powyżej oraz następujących interpretacji dyrektorów Izb Skarbowych:

• Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 marca 2012 r. ( ILPP2/443-1663/11-2/AK),
• Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 18 lipca 2012 r. ( IPPP3/443-562/12-2/MPe) i z 18 grudnia 2012 r. (IPPP2/443-1109/12-2/AO),

istnieje możliwość odliczenia pełnej kwoty VAT od zakupu pod warunkami określonymi w ustawie.

Przykład
Firma zakupiła samochód osobowy na potrzeby swojej działalności gospodarczej. Faktura zakupu zawiera kwotę netto 50000 zł oraz VAT w wysokości 11500 zł. Samochód będzie przyjęty do ewidencji środków trwałych.

Na potrzeby ewidencji środków trwałych tworzymy odpowiednią analitykę w planie kont. Możemy zastosować analitykę jednoszczeblową w zespole 010, z wyodrębnieniem poszczególnych pojazdów na sub-kontach.

Księgowanie może wyglądać następująco:

202-xxxx (numer kontrahenta)/61500 zł/Ma
223-1/6000 zł/Wn (VAT podlegający odliczeniu)
010-xx/55500 zł/Wn (wartość netto + VAT nie podlegający odliczeniu

Jeżeli podczas rejestracji samochodu firma poniosła inne koszty, to zwiększają one wartość środka trwałego. Koszty te to m.in. rejestracja (np. 200 zł) i ubezpieczenie samochodu (np. 1000 zł + VAT). W takim przypadku możemy rozbić księgowanie zakupu na 2 części:
a) zaksięgowanie poszczególnych elementów zakupu na koncie 080 „Środki trwałe w budowie”;
Zakup samochodu:

202-xxxx (numer kontrahenta)/61500 zł/Ma
223-1/6000 zł/Wn (VAT podlegający odliczeniu)
080/55500 zł/Wn (wartość netto + VAT nie podlegający odliczeniu

Rejestracja:

202-xxxx (numer kontrahenta)/200 zł/Ma
080/200 zł/Wn

Ubezpieczenie (VAT nie podlega odliczeniu, ponieważ w tym przypadku przekracza kwotę 6000 zł - faktura zakypy samochodu):

202-xxxx (numer kontrahenta)/1230 zł/Ma
080/1230 zł/Wn

b) przyjęcie samochodu do ewidencji środków trwałych, według ceny zakupu obejmującej wartość netto faktury, VAT niepodlegający odliczeniu, koszty rejestracji i ubezpieczenia:

080/56930 zł/Ma
010-xx/56930 zł/Wn

Wynajem samochodu

W przypadku wynajmu samochodu na potrzeby jednostki niezbędne jest ustalenie, czy zostaje on przyjęty do użytkowania jako środek trwały. Istotne do określenia, czy samochód zalicza się do aktywów firmy, są wymogi ustawy o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. 2013 poz. 330), art. 3, ust. 4, 5 i 6.

W praktyce, wynajęcie samochodu na kilka dni w celu odbycia podróży służbowej nie wymaga wpisania go na stan.

Wprowadzenie samochodu jako aktywa trwałego niezbędne jest najczęściej w następujących sytuacjach:

• samochód przechodzi na własność firmy po zakończeniu umowy najmu
• umowa najmu zawiera prawo do nabycia samochodu, po jej zakończeniu, po cenie niższej od wartości rynkowej samochodu z dnia zakupu
• okres, na jaki umowa została zawarta, odpowiada w przeważającej części przewidywanemu
• okresowi jego ekonomicznej użyteczności
• suma opłat najmu ustalona w dniu zawarcia umowy i przypadająca do zapłaty w okresie jej obowiązywania, przekracza 90% wartości rynkowej samochodu
• umowa przewiduje możliwość jej wypowiedzenia, z zastrzeżeniem, że wszelkie powstałe
• z tego tytułu koszty i straty poniesione przez wynajmującego pokrywa korzystający;

Jest szereg czynników powodujących, że wprowadzenie samochodu do środków trwałych może być konieczne, więc w konkretnych przypadkach warto się skonsultować z prawnikiem.

Samochód przyjęty na stan można amortyzować jednorazowo lub w ratach, w zależności od jego wartości i przyjętej polityki finansowej.

Naliczanie VATu od kosztów najmu podlega tym samym ograniczeniom, co w przypadku zakupu.

Przykład
Firma wynajęła samochód osobowy na cele działalności. Faktura najmu zawiera: wartość netto 3000 zł oraz VAT naliczony 690 zł.
Jeżeli firma nie ma obowiązku przyjęcia samochodu do środków trwałych, księgowanie może być następujące:

202-xxxx (numer kontrahenta)/3690 zł/Ma
223-1/690 zł/Wn
402-xx/3000 zł/Wn (przykładowe konto kosztów związanych z wynajęciem samochodu)

Zgodnie z ustawą z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych oraz o zmianie niektórych ustaw regulujących zasady opodatkowania (Dz.U. 1992 nr 21 poz. 86), art. 16, pkt 51):

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów (...) wydatków (...) z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu;

W momencie, gdy sumaryczna wartość najmu przekroczy wartość z naliczenia kilometrówki, wtedy fakturę trzeba zaksięgować na konto NKUP (niebędących kosztami uzyskania przychodu). Można w tym celu utworzyć subkonto w zespole 4 (np. 408-1 Koszty najmu NKUP). Konto takie trzeba traktować odpowiednio przy obliczaniu wyniku finansowego i podatkowego firmy.

Księgowanie faktury najmu wygląda więc:

202-xxxx (numer kontrahenta)/3690 zł/Ma
223-1/690 zł/Wn
408-xx/3000 zł/Wn

Jeżeli samochód został przyjęty jako środek trwały, wówczas przed rozpoczęciem księgowania niezbędna może być rozbudowa planu kont.

202-xxxx (numer kontrahenta)/3690 zł/Ma
223-1/414 zł/Wn
402-xx/276 zł/Wn
010-xx/3000 zł/Wn

VAT naliczony jest w wysokości 60% z kwoty 690 zł. Kontrolujemy, czy wartość całkowita VAT naliczonego nie przekroczyła 6000 zł.