środa, 8 października 2014

Program magazynowy online w firmie handlowej - case study

Rozwiązania oprogramowania magazynowego online zdobywają coraz większą rzeszę zwolenników. Oszczędność kosztów i wygoda to często askepty decydujące o zastosowaniu tego typu rozwiazań. Jest to szczególnie istotne w kontekście prowadzenia księgowości firmy handlowej, w której powstaje często duża ilość dokumentów wymagających rozliczenia i zaksięgowania. W niniejszym artykule prezentujemy oszczędności związane z zastosowania programu magazynowego online połączonego z księgowości, w porównaniu do tradycyjnego rozwiązania. W obydwu przypadkach prowadzenie rachunkowości firmy zostało zlecone do biura rachunkowego.
Najważniejsze parametry firmy handlowej
Firma handlowa będąca przedmiotem analizy zajmuje się sprzedażą elementów instalacji wodno - kanalizacyjnych i działa na Śląsku. Ponadto firma wykonuje instalacje wod-kan dla swoich klientów "pod klucz". Projekty takie są rozliczane osobno. Zwykle, liczba dokumentów sprzedaży w miesiącu wynosi:
  • 500 faktur sprzedaży
  • 570 dokumentów WZ
  • 500 dokumentów zapłaty od klientów
Dokumenty zapłaty obejmują rozliczenie i zaksięgowanie wyciągów bankowych oraz kasy głównej, a także systemu płatności elektronicznych w przypadku sprzedaży przez internet.
Firma ponosi standardowe koszty związane z wynagrodzeniami, zakupem materiałów biurowych, rozliczeniem transportu i tak dalej. Liczba dokumentów w miesiącu zwykle dochodzi do dwóch tysięcy.
Dokumenty wystawiane są w złotówkach. Firma prowadzi pełną księgowość (spółka z o.o.) i składa deklaracje VAT. 
Tradycyjna usługa biura rachunkowego - wycena
Do porównania wzięliśmy standardowy cennik biura rachunkowego obsługującego firmy tej wielkości. Ceny usług na Śląsku kształtują się na poziomie:
  • stałą opłatę w wysokości 400 zł
  • opłatę za fakturę - 2 zł
  • opłata za pozycję wyciągu bankowego - 1 zł
  • opłata za dokument magazynowy - 1 zł
Ponadto biura rachunkowe doliczają koszty księgowania list płac, amortyzacji i inne tego typu usługi. Koszty te jednak pomijamy w porównaniu, ponieważ będą one podobne, niezależnie od sposobu prowadzenia księgowości firmy handlowej.
 Podsumowując liczbę poszczególnych dokumentów miesięczna cena usługi prowadzenia rachunkowości przez biuro rachunkowe wyniesie w tym przypadku 2470 zł (nie uwzględniamy VAT w obliczaniach).
Sposób działania firmy z wykorzystaniem programu magazynowego online
Firma handlowa zdecydowała się na skorzystanie programu magazynowego online mKsiegowa.pl. Z programu tego korzysta również biuro rachunkowe prowadzące księgowość. Dzięki pracy na tej samej platformie mamy następujące korzyści:
  1. Dokumenty WZ i PZ wprowadzane są w programie magazynowym mKsiegowa.pl i są księgowane automatycznie do dziennika
  2. Faktury sprzedaży są wystawiane w programie mKsiegowa.pl i są automatycznie księgowane w oparciu o zdefiniowane szablony księgowe.
  3. Kasa firmy prowadzona jest w programie mKsiegowa.pl, a dokumenty wpłat i wypłat są księgowane na odpowiednie konta przez program.
  4. Wyciąg bankowy z Deutsche Bank jest księgowany w programie mKsiegowa.pl.
  5. Raz w miesiącu biuro rachunkowe sprawdza dokumenty w programie i sporządza standardowe zestawienia w oparciu o dziennik księgowy.
Wycena usługi w oparciu o program magazynowy online
Ustalone między firmą i biurem rachunkowym zasady rozliczeń obejmują:
  • cena za usługę rachunkowości w programie mKsiegowa.pl wynosi 700 zł
  • cena za abonament na program magazynowy online mKsiegowa.pl  wynosi 147 zł
  • całkowity koszt usług w miesiącu to 847 zł netto.
Oszczędności przy stosowaniu programu magazynowego online wyniosły w tym przypadku 1623 zł miesięcznie.
Dla wszystkich zainteresowanych wykonujemy bezpłatne prezentacje działania programu magazynowego w internecie. Zapraszamy do kontaktu